Qué es Business Intelligence, para qué sirve y ejemplos

El objetivo de toda empresa es satisfacer las necesidades del nicho para el que fueron creadas y expandirse.

Con la ayuda de tecnologías como un ERP, puedes optimizar los procesos de cada departamento de tu empresa y optimizar los métodos rutinarios ahorrando recursos en el proceso. Después de esto, surge una pregunta: ¿Hay un software capaz de convertir los datos de una empresa, y que los procese para hacer un análisis más sencillo?, la respuesta es sí, existe un software de inteligencia de negocios, o Business Intelligence o BI por sus siglas en inglés.

¿Qué es Business Intelligence?

Este término hace referencia al uso de herramientas y estrategias que funcionan para convertir grandes bloques de información en un formato de fácil comprensión, con la finalidad de optimizar el análisis de éstos y elegir o cambiar de manera más eficiente las decisiones dentro de la empresa.

Esto sirve para mejorar las estrategias comerciales, sustituir protocolos de procesos o eliminarlos, saber cuándo aplicar una estrategia de marketing en específico y en qué canal, entre muchas otras cosas.

La información es poder, y esta es la era digital. Por lo tanto, es primordial tener un análisis de datos actualizado porque el mercado varía en cuestión de días y si no se toman acciones rápidas y certeras otro tomará tu lugar.

El Business Intelligence toma los datos recibidos, hace un análisis y luego los refleja en forma de gráficas fáciles de analizar, ahorrando recursos humanos y horas de trabajo que, gracias a las herramientas BI pueden ser optimizados.

Los datos son recolectados de:

• Inventario y ventas: el software identifica qué artículos o qué servicios tienen más flujo de venta y los refleja a modo de porcentaje, números redondos e incluso hace cálculos de simulaciones de ventas a futuro.

• Tendencias de mercado: al igual que con el inventario, analiza las tendencias del mercado según la interacción que tenga el cliente con la empresa. Igual con las visitas de las páginas web y la interacción de tus usuarios en la misma. ¿Has visto cómo Youtube muestra vídeos que tienen correlación con el que estás viendo en ese instante?, eso es un algoritmo BI.

• Análisis de la competencia: una simple nota de prensa bastará para analizar qué te diferencia de la competencia, cuáles son tus fortalezas ante ella y compara las ventas, además realiza simulaciones para tomar estrategias.

Estos procesos son muy interesante, porque entre más grande es tu empresa, más trabajo es mantener un inventario actualizado y si cuentas con un sistema de franquicias, aún más.

Un buen ejemplo del Business Intelligence aplicado en una empresa podría ser una cadena de restaurantes. Gracias a la herramienta de inteligencia de negocios sabrás por estadísticas de ventas, qué platos son los que más vendes y cuales menos, el rango de ganancia, el coste de los ingredientes por medio de las facturas de compra a los proveedores, las horas a la que consumen ciertos productos por la hora de emisión de la factura de cliente.

Con estos informes pueden diseñar mejores estrategias comerciales u optimizar la gestión de la cocina, al conocer el tiempo que tarda el personal en preparar cada plato. Solo tienes que crear un protocolo digital donde el mesero elija la orden del cliente y al entregarla marcarla como entregado. Un proceso sencillo pero con mucha importancia.

Todo este procedimiento tardaría mucho tiempo si es realizado por una persona. Y llevar a cabo esto a mano no deja registros que puedan ser analizados. Con las herramientas BI puede digitalizarse la información para analizarla y con el resultado, la toma de decisiones será más acertada para incrementar la producción de cualquier nicho de mercado, además de reducir el despilfarro de tiempo y recursos.

Tipos de herramientas Business Intelligence (BI)

Las herramientas del BI son amplias y detalladas para cada sector, pero según su propósito y función podríamos clasificarlas de la siguiente manera:

• DMT (Data Management Tools): herramientas de gestión de datos con la que se recoge toda la data, hace el proceso de análisis completo, compara los resultados, los descomprime y convierte todo el bloque de data en un formato más simplificado.

• DDA (Data Discovery Applications): esta aplicación de descubrimiento de datos, compila y evalúa la información entrante mediante la minería de datos (data mining). Además, aplica sobre la misma o la que ya existe en nuestro sistema, simulaciones de análisis estadístico y probabilidad para hacer estimaciones y proyecciones a futuro.

¿Qué es la minería de datos?

Es extraer información en concreto de un bloque de data para crear un cuadro de fácil comprensión y análisis para que pueda ser utilizada.

• Reporting: una vez procesada toda esta información, el Reporting es la herramienta BI que se encarga de refinar, graficar y simplificar los datos para ser enseñados como producto final.

Herramientas disponibles en el mercado

El software de Business Intelligence no es nuevo, empresas como IBM, Microsoft y SAP han desarrollado sistemas Business Intelligence por décadas. Si te fijas con atención sus propios productos son herramientas BI.

Sistemas de recolección y análisis de datos e imágenes, nos recuerda mucho a las aplicaciones que hoy en día tenemos en cada uno de nuestros ordenadores. Sin embargo no fue hasta el año 2007 que la inteligencia de negocios apareció como un software enfocado a esta tarea y múltiples compañías han surgido para cubrir la necesidad de inteligencia empresarial.

Hay muchas herramientas BI disponibles, cuyas características y beneficios varían según las empresas que los comercializan, entre las cuales están:

• Microsoft Dynamics: la extensión de Microsoft con soluciones corporativas en el área de la inteligencia de negocios, es usada por grandes corporaciones y ONG's como Unicef.

• SAP Business Intelligence: desde la década de los 70’s la empresa SAP ha desarrollado software que facilita la introducción de datos.

• IBM Cognos Analytics: IBM es marca líder en el mercado en Software y Hardware de alta calidad, sus herramientas BI son reconocidas a nivel mundial.

• Oracle Analytics: el Business Intelligence de Oracle tiene opciones corporativas diversas así como paquetes a medida.

• Sisense: ofrece soluciones corporativas de inteligencia de negocios enfocada en productividad. Empresas como Phillips o Verizon la han elegido como su proveedor de servicios BI.

Ventajas de usar Business Intelligence

La principal ventaja de utilizar un software de Business Intelligence cloud o en la nube, es poder acceder a él desde cualquier lugar del mundo solo con un ordenador conectado a internet. Incluso algunas empresas desarrollan Apps para móviles para revisar el reporting que necesitamos para nuestra junta.

Todo esto contribuye al teletrabajo y a poder realizar conferencias a nivel global sin necesidad de instalar el software BI en cada ordenador:

• Ofrece datos exactos en poco tiempo: tener un sistema de datos estructurados y centralizados, incrementa la velocidad de recolección y análisis de los mismos por parte del BI.

• Personalización total: crea de forma rápida, tu propio esquema con indicadores clave, gráficas y estadísticas a medida. La mayoría de las herramientas del Business Intelligence cuentan con un sistema muy visual, fácil de graficar y demostrar para que así sea más eficiente a la hora de analizar la información.

• Ahorro de tiempo y dinero: en la era digital cada minuto cuenta y la información puede ser obsoleta en cuestión de horas. Una herramienta BI realiza el análisis de estos datos a tiempo record, ahorrando dinero en campañas de investigación que tardan días.

• Sistema integral: todos los departamentos de la empresa pueden utilizar la plataforma para acceder a la información, aportar sus propios datos y observaciones adicionales. A su vez, el equipo directivo puede acceder a éstos para realizar el análisis final.

¿Cómo puede ayudar la BI en la planificación de tu negocio?

¿Quieres optimizar la inteligencia de negocios de tu empresa? el Business Intelligence aporta datos a tiempo real sobre todos los aspectos de tu empresa de una manera integral, sin omitir detalles. Puedes acceder a información como:

Stock de inventario, precios de venta, cantidad de unidades vendidas en la cantidad de tiempo que determines, salarios de personal y comparaciones salariales con lo estipulado en la ley y otras empresas de la competencia.

Por ejemplo, si te dedicas a las ventas en línea o marketing digital, los informes de movimientos de tendencias de mercado o tendencias de los usuarios según los segmentos más visitados de tu página web. así como los horarios en los que hay más tráfico.

Lo mejor de toda Business Intelligence es la implementación de la Inteligencia Artificial para hacer cálculos aproximados, analizar y proyectarlos en forma de estadística y probabilidad, e incluso se le puede enseñar para realizar correcciones.

Youtube es una de las plataformas que usa Business Intelligence o software de inteligencia de negocio y con su IA se adapta al gusto de sus usuarios. La IA aprende a relacionar el contenido que usualmente consultamos y lo agrupa según las preferencias de manera natural, siendo común el encontrar vídeos relacionados con el que estamos viendo en ese momento, así no sean del mismo autor o canal.

Además, debido a encontrarse en la nube, accederás a él desde cualquier parte del mundo, no debes hacer gastos adicionales en infraestructura de hardware, mantenimiento y modificaciones. Si el conocimiento es poder, entonces la capacidad de analizarla en segundos es la clave para el éxito de tu empresa.