¿Qué es software ERP - sistema de planificación de recursos empresariales?

¿Qué es y para qué sirve?

Un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise resource planning en sus siglas en inglés) es un software diseñado para empresas que facilita y optimiza las funciones de:

• Logística: datos de clientes, inventario en stock, pedidos a distribuidores o base de datos de los mismos.

• Finanzas: contabilidad, presupuestos, facturación, pedidos.

• Talento humano: listados de personal y clientes, gestión de las aplicaciones de uso interno de la empresa.

La utilidad de un ERP es la capacidad de optimizar estas funciones, con el propósito de mejorar la producción y conectar todas estas funciones en una sola plataforma. En vez de tener programas independientes para cada aspecto lo que vuelve las aplicaciones lentas y el trabajo pesado.

Tipos de software ERP

Los tipos de software ERP son clasificados por su instalación y su diseño. En la actualidad existen cuatro tipos de software ERP.

Según su instalación:

• On-premise: el software es instalado en los servidores de la empresa de manera local, el mantenimiento y actualización del mismo es realizado por el personal de servicio técnico de la misma.

• ERP en la nube: el software se encuentra en servidores externos y son conectados a través de internet. El mantenimiento, actualización y supervisión queda en manos de quién ofrece el servicio.

Según su  diseño:

• ERP horizontal: integra funciones de finanzas, contabilidad, inventarios, entre otros. Es el sistema ERP más común en el mercado.

• ERP Vertical: se enfoca en funciones específicas, muy precisas y personalizables que no se encuentran generalmente en un ERP horizontal.

Pros del sistema ERP

Cada empresa tiene múltiples departamentos, cada uno con su propio software para ejecutarlo. Los sistemas ERP permiten integrar todo en una sola plataforma de interfaz sencilla para que todos los departamentos compartan información en un mismo canal.

Usando la tecnología del ERP en la nube puedes acceder al software empresarial desde cualquier lugar, permitiendo el trabajo a distancia y revisiones de última hora fuera de la oficina.

Reduce los costes al tener una plataforma universal, no hay que comprar la licencia de software de cada departamento por separado sino un programa que enmarca todo y si adquieres un ERP en la nube el mantenimiento y actualización del mismo es gestionado por la empresa que te vende el servicio.

Aumenta tus ventas al optimizar los procesos. Si haces ventas en línea la gestión ERP integrada organizará el pedido, verificará en el inventario si hay disponibilidad. Lo reservará y creará la base de datos del cliente para la distribución y facturación en cuestión de segundos.

¿Cómo puedes implementar un sistema ERP para tu empresa?

Debido a que la implementación de un software ERP on-premise dura entre 6 meses y un año por la instalación de equipos de hardware adicionales en el servidor o modificación de los ya existentes la mejor opción es el ERP en la nube o cloud computing. Este tarda unas semanas según la cantidad de programas internos que deban realizarse. Para esto se realiza una serie de pasos:

• Planificación: qué funciones o departamentos serán optimizados con un Software ERP o todos a la vez. Los costes de ampliación y la capacitación del personal en función a las nuevas aplicaciones.

• Análisis: definición del proyecto, áreas en las que se implementará el programa ERP y las funciones a desempeñar. Se hace un estudio completo de la empresa para saber qué requisitos y qué necesidades estará optimizando el sistema.

• Diseño: desarrollo de todo lo relacionado con las aplicaciones, una a una en función a su área. Con un software ERP compatible al viejo formato, de manera que la migración tecnológica no suponga costes extra o retrasos en la agenda para entrenar al personal en la nueva plataforma.

• Configuración: Ajuste del software ERP y cada aplicación según las necesidades de cada departamento y realizar pruebas para corregir errores.

• Implementación: puesta en marcha del nuevo programa ERP. Testeo de operatividad y migración escalonada, ya sea en general o cada departamento a la vez.

• Seguimiento: mejora en base a la experiencia de uso, ajustes finales y mantenimiento.

Software de gestión para PYMES

Si buscas optimizar la gestión de tu empresa. Contar con un ERP para PYMES es fundamental. Gracias a esto se simplifican y automatizan tareas repetitivas, por lo que ese tiempo se invierte en otros aspectos productivos.

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, podemos incluir estas características útiles para una PYME en crecimiento:

• Software de gestión comercial: un programa que gestiona la parte comercial de la empresa y la relación con tus clientes.

• Software de gestión de almacén: información en tiempo real sobre el inventario, mercancía en Stock, relaciones con distribuidores, ventas, tendencias de ventas, precios. Es la parte que más recursos en horas-hombre son destinadas por una PYME para mantener el control.

• Business Intelligence: O BI por siglas, ésta gestiona todos los datos del ERP de la empresa y los condensa en una información estructurada en su totalidad para ser analizada.

Con estas herramientas la gestión de una empresa se simplifica de manera exponencial y el ahorro de recursos es destinado a otras áreas.

¿Estás preparado para usar software ERP?

¿Quieres aumentar la producción de tu empresa? no importa el tamaño que tenga, ni el tiempo que tengas en el mercado, implementar un ERP no es únicamente para una empresa emergente, el proceso de implementación es el mismo.

Aunque pueda variar en cuanto a planificación y análisis se rige bajo el mismo concepto.

Si tu empresa cuenta con estos inconvenientes:

• Inventarios incompletos, stock faltante, cuentas que no cuadran o no tienes idea de dónde está tu mercancía entre tus franquicias.

• Múltiples programas que no son compatibles entre sí: hay que ajustar el contenido a otro formato y eso quita tiempo.

• Plataformas lentas: tus aplicaciones tardan demasiado en procesar los datos introducidos igual sucede con la página web. Esto causa pérdidas de clientes y por ende disminución de ventas.

Entonces un software ERP es el medio para mejorar. El objetivo es optimizar y unificar todas las áreas de tu empresa. Con esto ahorrarás tiempo, recursos, dinero y ganarás la reputación de ser una empresa que resuelve problemáticas con velocidad y calidad.

¿Qué resultados obtendrás con un sistema ERP?

Optimizar tus procesos administrativos con un software ERP tiene sus beneficios:

• Ahorro de dinero: comprar varios software por separado para cada área es costoso, las licencias el mantenimiento, la compatibilidad de los equipos, el rendimiento de las máquinas con el software. Un software ERP soluciona todo esto de una manera integral, sin contar costes ocultos de capacitación de personal en múltiples software ya mencionados, en dinero y en tiempo laboral.

• Una plataforma integral: una base de datos compatible con todas las aplicaciones, sin congestiones ni caídas de servidor, asegurando un trabajo dinámico.

• Productividad: un empleado que tenga menos carga laboral puede enfocarse mejor. Con un software ERP que se encargue de procesos secundarios como papeleo, inventario, facturación, registro de usuarios, clientes y proveedores. Tus empleados tendrán más tiempo para ocuparse de otras tareas.

• Tu empresa donde quieras: si contratas un servicio de ERP en la nube puedes utilizar todas las aplicaciones a cualquier hora y en cualquier lugar, esto habilita el trabajo a distancia y evita caídas de tus programas en caso de un error en tu servidor interno.

• Impulso en tus ventas y satisfacción de clientes: un sistema ERP combinado con un SaaS es una combinación que aumentará tu capacidad y velocidad de proceso de tus sistemas operativos. Esto se traduce en un portal web más rápido, que no se cuelgue y permita al cliente realizar pedidos de una manera rápida y sencilla. Además de eso, con un CRM puedes revisar qué ventas tienes en tu empresa, y ajustar tu marketing en función a los gustos del mercado, asegurando una mejor estrategia comercial, impulsando ventas y en consecuencia ganando lealtad y posicionamiento en el mercado.

¿Cuál es el precio de un sistema ERP?

El precio de un software ERP depende de muchos factores que influyen en su coste final. Ten en consideración los siguientes:

• Modo de software: si adquieres un servicio ERP on-premise, hay que modificar la estructura del servidor de la empresa, incluir nuevo hardware y entrenar al personal en el uso del mismo. Si es un ERP en la nube, los costes son menores. Además, el mantenimiento y las actualizaciones las realiza el proveedor, lo que es una gran ventaja si careces de servidor interno o no tienes espacio para ampliarlo.

• Cantidad de software: depende de la cantidad de áreas que quieras optimizar con un software ERP cambia de manera exponencial el coste de la misma. Puedes utilizar un ERP open source, que son software de código abierto y no requieren licencia, por lo que los costes cambian.

• Tamaño de la empresa: a mayor tamaño, más áreas y mayor necesidad de flujo de data, la cual se traduce en personalización del software ERP. Algunas empresas de ERP en la nube complementan esto con software de servicio, los cuales incrementan la velocidad y cantidad de procesos que pueden hacer los servidores externos. Esto ayuda a mejorar la optimización de las aplicaciones y su acceso remoto, además de aumentar la estabilidad de los servidores.

¿Qué esperas?, un software ERP - sistema de planificación de recursos empresariales, se ajustará a tus necesidades y llevará la calidad de tu empresa al siguiente nivel para que te adaptes a las nuevas plataformas y tecnologías que avanzan a paso agigantado.

Y si tus procesos son muy específicos y no encuentras un EPR que se ajuste, puedes contactarnos y pedir presupuesto.